Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) jest jednym z podstawowych dokumentów w obrocie gospodarczym, służącym do potwierdzenia wydania towaru odbiorcy. Prawidłowo wypełniony druk WZ stanowi dowód wydania towarów z magazynu i jest niezbędny dla zachowania prawidłowej gospodarki magazynowej oraz rozliczeń księgowych.

Dokument WZ powinien zawierać kilka kluczowych elementów. Przede wszystkim muszą znaleźć się na nim dane identyfikacyjne wystawcy i odbiorcy (nazwy firm, adresy, NIP-y). Niezbędna jest również data wystawienia dokumentu oraz wydania towaru, a także numer dokumentu, który pozwala na jego jednoznaczną identyfikację.

Główną część dokumentu WZ stanowi specyfikacja wydawanych towarów – ich nazwy, ilości, jednostki miary, a opcjonalnie także ceny jednostkowe i wartości. Warto pamiętać, że dokument WZ sam w sobie nie jest dokumentem sprzedaży i nie zastępuje faktury VAT, ale często stanowi podstawę do jej wystawienia.

Dokument powinien również zawierać podpisy osób odpowiedzialnych – osoby wydającej towar, osoby odbierającej oraz kierowcy/przewoźnika, jeśli towar jest transportowany. Te elementy potwierdzają zgodność wydania z przyjęciem i stanowią zabezpieczenie dla obu stron transakcji.

Jak prawidłowo wypełnić dokument WZ

Dokument WZ, czyli Wydanie Zewnętrzne, to jeden z kluczowych dokumentów magazynowych w obrocie gospodarczym. Prawidłowe wypełnienie wszystkich pól jest niezbędne nie tylko dla zachowania porządku w dokumentacji, ale również dla ochrony interesów obu stron transakcji. Poniżej znajdziesz szczegółowe wskazówki, jak poprawnie uzupełnić każdą sekcję dokumentu.

Dane wystawcy i odbiorcy

W tej sekcji należy precyzyjnie wpisać wszystkie informacje identyfikacyjne obu stron. Pamiętaj, aby podać:

• Pełną nazwę firmy (zgodną z oficjalnym rejestrem)
• Dokładny adres siedziby (ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość)
• Numer NIP (bez myślników)

Kompletność i poprawność tych danych ma kluczowe znaczenie dla późniejszych rozliczeń księgowych, szczególnie gdy dokument WZ będzie podstawą do wystawienia faktury VAT.

Dane dokumentu

Ta część musi zawierać następujące elementy:

• Unikalny numer dokumentu – zazwyczaj w formacie WZ/ROK/MIESIĄC/NUMER KOLEJNY
• Datę wystawienia dokumentu (dzień sporządzenia)
• Datę faktycznego wydania towaru (może różnić się od daty wystawienia)

Systematyczna i chronologiczna numeracja dokumentów WZ znacząco ułatwia prowadzenie ewidencji magazynowej i pozwala na szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu w razie potrzeby.

Informacje o transporcie

Jeśli towar jest transportowany, warto dokładnie uzupełnić:

• Sposób dostawy (np. transport własny wystawcy, transport własny odbiorcy, firma kurierska)
• Numer rejestracyjny pojazdu transportującego towar
• Imię i nazwisko kierowcy lub nazwę firmy przewozowej

Te informacje mogą okazać się nieocenione w przypadku ewentualnych reklamacji związanych z uszkodzeniem towaru podczas transportu lub przy wyjaśnianiu innych nieprawidłowości.

Specyfikacja towarów

To najważniejsza część dokumentu WZ, która powinna być wypełniona szczególnie starannie:

• Numer pozycji (Lp.) – ułatwia odniesienie się do konkretnej pozycji
• Dokładna nazwa towaru – identyczna jak w systemie magazynowym i na fakturze
• Jednostka miary (szt., kg, m, opak., itp.) – odpowiednia dla danego rodzaju towaru
• Ilość wydawanego towaru – wyrażona w podanej jednostce miary
• Uwagi – dodatkowe informacje o specyfice danej pozycji (np. sposób pakowania)

Precyzyjne określenie wydawanych towarów zapobiega nieporozumieniom i stanowi podstawę do ewentualnych reklamacji ilościowych. Opcjonalnie można również umieścić ceny jednostkowe i wartości, choć nie jest to wymagane w dokumencie WZ.

Podpisy i potwierdzenia

Dokument WZ powinien być potwierdzony przez:

• Osobę wydającą towar (magazyniera lub innego upoważnionego pracownika wystawcy)
• Osobę odbierającą towar (przedstawiciela odbiorcy)
• Kierowcę lub przewoźnika (jeśli uczestniczy w transporcie)

Czytelne podpisy wszystkich stron stanowią potwierdzenie zgodności wydania z przyjęciem i są kluczowym zabezpieczeniem w przypadku późniejszych sporów.

Praktyczne aspekty stosowania dokumentu WZ

Dokument WZ, choć często niedoceniany, pełni istotną rolę w procesach logistycznych i księgowych. Oto kilka praktycznych wskazówek dotyczących jego wykorzystania:

Relacja między dokumentem WZ a fakturą VAT

Dokument WZ nie zastępuje faktury VAT, ale często stanowi podstawę do jej wystawienia. Zgodnie z przepisami, faktura powinna być wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru. Dokument WZ pozwala na precyzyjne określenie, kiedy faktycznie nastąpiło wydanie towaru.

W praktyce gospodarczej często stosuje się procedurę, w której najpierw wystawiany jest dokument WZ przy fizycznym wydaniu towaru, a następnie, na jego podstawie, wystawiana jest faktura VAT. Jest to szczególnie przydatne, gdy:

• Wydanie towaru i wystawienie faktury następują w różnych terminach
• Wydanie towaru odbywa się partiami, a faktura obejmuje całość dostawy
• Odbiorca chce zweryfikować otrzymany towar przed otrzymaniem faktury

Liczba egzemplarzy i obieg dokumentu

Dokument WZ powinien być sporządzony w co najmniej dwóch egzemplarzach – jeden dla wystawcy (pozostaje w dokumentacji magazynowej), drugi dla odbiorcy. Jeśli w transporcie uczestniczy zewnętrzny przewoźnik, warto przygotować trzeci egzemplarz, który będzie stanowił potwierdzenie przejęcia towaru do transportu.

Prawidłowy obieg dokumentu WZ wygląda następująco:

1. Magazynier przygotowuje dokument WZ na podstawie zamówienia lub dyspozycji wydania
2. Po skompletowaniu towaru, magazynier potwierdza zgodność wydania podpisem
3. Odbiorca lub przewoźnik weryfikuje zgodność towaru z dokumentem i potwierdza odbiór podpisem
4. Jeden egzemplarz pozostaje w magazynie, drugi wędruje z towarem do odbiorcy
5. Na podstawie kopii dokumentu WZ dział księgowości wystawia fakturę VAT

Elektroniczna forma dokumentu WZ

W dobie cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na elektroniczną formę dokumentu WZ. Elektroniczny dokument WZ ułatwia archiwizację, wyszukiwanie i integrację z systemami księgowymi. Przedstawiony wzór można zapisać w formacie PDF i przesłać drogą elektroniczną, co przyspiesza obieg dokumentów i ogranicza zużycie papieru.

Warto pamiętać, że elektroniczna forma dokumentu WZ wymaga odpowiedniego zabezpieczenia i autoryzacji. W przypadku kontroli skarbowej, należy być w stanie udowodnić autentyczność i integralność elektronicznych dokumentów magazynowych.

Modyfikacje i dostosowanie wzoru

Prezentowany wzór dokumentu WZ można dostosować do specyficznych potrzeb firmy. W zależności od branży i charakteru działalności, warto rozważyć dodanie następujących elementów:

• Numer zamówienia klienta, którego dotyczy wydanie
• Kody kreskowe lub QR dla łatwiejszej identyfikacji dokumentu i towarów
• Dodatkowe pola w tabeli, np. kody towarów, numery seryjne, daty przydatności
• Informacje o warunkach przechowywania lub transportu specyficznych towarów
• Pola do zaznaczenia wykonanych czynności kontrolnych (np. sprawdzenie jakości, kompletności)

Dobrze zaprojektowany dokument WZ powinien być przejrzysty, zawierać wszystkie niezbędne informacje, ale jednocześnie być łatwy do wypełnienia i odczytania.